Descrizione
La competenza ad autenticare sottoscrizioni non appartiene al funzionario comunale per il solo fatto di essere un pubblico ufficiale o un incaricato di un pubblico servizio.
Il potere di autenticare una firma è costituito dall’articolo 2703 del Codice Civile: ”Si ha per riconosciuta la sottoscrizione autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato”. Dunque il notaio è sempre autorizzato ad autenticare sottoscrizioni apposte in qualsiasi atto di qualsivoglia natura, mentre il pubblico ufficiale no.
Il pubblico ufficiale può provvedere ad una autentica di firma solo se autorizzato da una norma di legge o di un regolamento o, nei casi previsti dalla vigente normativa, solo a seguito di incarico ad esso conferito.
Tali poteri, inoltre, quando conferiti dalla legge o da un incarico non possono mai essere riferiti all’autentica di firma di un qualunque atto a prescindere dalla natura di quest’ultimo, ma potrà esercitare il suo potere di autentica solo ed esclusivamente con riguardo agli atti previsti nelle norme e negli incarichi conferiti.
In altre parole il pubblico funzionario può autenticare la sottoscrizione solo negli atti che la legge o l’incarico ricevuto gli consente, e non il contrario, cioè autenticare in tutti gli atti che la legge non vieta.
L'elenco degli gli atti e documenti nei quali i funzionari comunali sono incaricati ad autenticare la firma è il seguente:
- Art. 21 DPR n. 445/2000: ”istanza o dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà da produrre agli organi della pubblica amministrazione ”. L’atto di notorietà (art. 47 D.P.R. n. 445/2000) contiene stati, qualità personali o fatti, riguardanti il dichiarante o un altro soggetto, che siano a diretta conoscenza del dichiarante oppure dichiarazioni dirette o finalizzate alla riscossione di benefici economici da parte di terzi
- Art. 14 legge n. 53/1990 in materia elettorale
- Art. 31, comma 3, lettera C) legge n. 184/1983, “sottoscrizione consenso scritto da parte dell’aspirante all’adozione, all’incontro fra questi ed il minore da adottare”
- Art. 39 D.Lgs n. 271/1998: “Autenticazione della sottoscrizione di atti per i quali il codice di procedura penale prevede tale formalità”
- Art. 79 DPR n. 285/1990, in materia di cremazione
- DPR n. 169/2005: “Autentica della firma del votante sulla busta contenente la scheda di votazione per l’elezione degli organi di ordini professionali”
- Art. 7 D.L. n. 223/2006: “Autentica della firma degli atti e delle dichiarazioni aventi ad oggetto l’alienazione dei beni mobili registrati e rimorchi o la costituzione dei diritti di garanzia sui medesimi (autoveicoli e motoveicoli iscritti al PRA o alla Motorizzazione Civile – imbarcazioni con lunghezza superiore a ml. 10 iscritte nel pubblico registro delle Capitanerie di Porto).
Le imbarcazione con lunghezza inferiore a 10 m non sono iscritte a pubblico registro e pertanto non si ha autorizzazione alla firma nell’atto di vendita - Dichiarazione Armatore, art. 24 – bis D. Lgs n. 171/2005
- Art. 3 bis legge n. 386/1990, quietanze liberatorie
- Come indicato nella circolare del Ministero dell’Interno n. 10/1993 può essere autenticata la firma nella delega senza rappresentanza nelle fattispecie più ricorrenti nei rapporti con la Pubblica Amministrazione nei casi in cui il delegato è semplicemente colui che riceve l’emanazione materiale di un provvedimento che si è già compiuto e perfezionato quali, ad esempio, la consegna o il ritiro di atti e documenti, riscossioni di pensioni già riconosciute.
Al di fuori dei casi previsti e sopra indicati è esclusa la possibilità di autentica della sottoscrizione da parte del funzionario pubblico incaricato dal sindaco in atti che manifestano qualsiasi manifestazione di “volontà” intercorrenti tra privati o inerenti a rapporti di natura privatistica, che in via generalizzata possiamo indicare in:
a) autorizzazioni
b) concessioni
c) assensi
d) permessi
e) approvazioni
f) nulla osta
g) ammissioni, accettazioni, dinieghi, rifiuti
h) rinunce (compresa la rinuncia all’eredità)
i) vendita di beni immobili o mobili non compresi tra quelli sopra indicati
j) procure, mandati, incarichi, affidamenti, rappresentanze.
Va ricordato che la procura è lo strumento giuridico attraverso il quale si realizza l’istituto, tipico del diritto privato e quindi nei rapporti tra privati, della rappresentanza, in virtù del quale un soggetto è autorizzato per legge a “sostituirsi ad un altro soggetto nel compimento di attività giuridiche per conto di quest’ultimo”.
La firma deve essere apposta in presenza del funzionario, il quale deve identificare il sottoscrittore (per conoscenza personale o previa esibizione di un documento di identità valido), quindi attestare che la firma è stata apposta in sua presenza. Sull'atto devono essere riportate le seguenti informazioni:
- modalità di identificazione
- data e il luogo di autenticazione
- nome, cognome e qualifica del pubblico ufficiale
- firma del pubblico ufficiale
- timbro dell’ufficio.
Approfondimenti
L'autenticazione può essere richiesta anche per le firme elettroniche e per le firme elettroniche avanzate. Il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 25 prevede che:
L'autenticazione della firma elettronica, anche mediante l'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell'eventuale certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l'ordinamento giuridico.
La firma digitale invece non richiede di essere autenticata, dal momento che il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 20, com. 1-ter prevede che:
L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi dia prova contraria.
Se l'atto deve essere prodotto all'estero e si vuole che mantenga la sua valenza legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione del pubblico ufficiale del Comune deve essere poi "legalizzata e apostillata" dalla prefettura.
L'autenticazione può essere chiesta:
- se il testo della dichiarazione rimane nell'ambito consentito (non sono ammesse manifestazioni di intenti, accettazioni di volontà, autorizzazioni, deleghe, rinunce, contratti, scritture private, procure)
- per i passaggi di proprietà di beni mobili registrati (veicoli) (Decreto legge 04/07/2006, n. 223, art. 7)
- per la nomina del difensore nei procedimenti giudiziari in materia penale
- per il consenso scritto nell'ambito delle procedure di adozione internazionale (Legge 04/05/1983, n. 184, art. 31)
- per le procedure di elezione dei consigli dei geologi, degli psicologi, dei periti commercialisti, nonché dei revisori dei conti (sulla busta contenente la scheda di valutazione, ai sensi del Decreto del Presidente della Repubblica 08/07/2005, n. 169).
L'autenticazione non può essere chiesta per dichiarazioni d'impegno e volontà, procure, autorizzazioni, deleghe (che non siano relative a pensioni), consensi, accettazioni, rinunce o dichiarazioni di qualunque natura o tenore contenenti impegni, disposizioni per il futuro o fogli in bianco (in questi casi è necessario rivolgersi a un notaio).
L'autenticazione non può essere chiesta anche per firme apposte su documenti che non siano scritti in lingua italiana. Ai documenti redatti in lingua straniera deve essere allegata una traduzione ufficiale in italiano eseguita da un traduttore iscritto al registro di traduttori ufficiali presso il tribunale o al registro di periti ed esperti della Camera di commercio. La traduzione è condizione necessaria alla valutazione da parte del pubblico ufficiale in merito alla possibilità di procedere alla autentica chiesta (non dà quindi la certezza di poterne ottenere l'autentica di sottoscrizione). L'autentica di sottoscrizione verrà redatta sul testo originale, ma esclusivamente in lingua italiana.
Le persone che non possono presentarsi personalmente in Comune possono chiedere l'autentica a domicilio. Possono usufruire di questo servizio tutti i cittadini:
- incapaci di deambulare
- con una malattia grave
- impossibilitati per altre cause come i reclusi o i religiosi appartenenti a ordini di clausura.
Nei primi due casi è necessaria attestazione del medico che indichi "la persona è totalmente incapace di recarsi presso la sede Comunale“ senza riportare alcun riferimento in ordine alla patologia.
Per ottenere l'autentica a domicilio un delegato maggiorenne dovrà compilare apposito modulo e dichiarare l'esistenza dell'impedimento.